รู้จัก HPO (HighPerformance Organization)

ในความหมายที่หลายท่านเข้าใจ HPO (High Performance Organization) หรือ องค์กรสมรรถนะสูง คือ การเป็นองค์กรที่เก่ง มีแผนรองรับกับสภาวะต่าง ๆ อย่างชัดเจน มีการวิเคราะห์สถานการณ์ที่สามารถกระทบต่อการทำงานจากรอบด้านทุกมุมมอง ทำให้สามารถปฏิบัติภารกิจบรรลุตามวัตถุประสงค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตรงตามเวลา และคุณภาพของผลงานดีเยี่ยม เป็นที่ยอมรับ

สำหรับเกณฑ์ในการพิจารณา เพื่อก้าวเข้าสู่องค์กรสมรรถนะสูงประกอบไปด้วย 7 มิติ ดังนี้

1. การนำองค์กร
2. การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์และกลยุทธ์
3. การให้ความสำคัญกับผู้บริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
4. การวัด การวิเคราะห์ การจัดการการความรู้
5. การมุ่งเน้นทรัพยากรบุคคล
6. การจัดการกระบวนการ
7. ผลลัพธ์การดำเนินการ

ในแต่ละมิติมีเนื้อหาสาระ และความสำคัญต่างกันออกไป ซึ่งล้วนเป็นองค์ประกอบในการช่วยผลักดันเพื่อให้ก้าวไปสู่จุดหมายเดียวกัน และเกี่ยวข้องกับทุกคนในการมีส่วนร่วมต่อการพัฒนาองค์กรไปสู่องค์กรสมรรถนะสูง ลองมาดูกันว่าในแต่ละมิติประกอบด้วยอะไรบ้าง

มิติที่ 1 – การนำองค์กร

องค์ประกอบในการวัดสมรรถนะของมิติการนำองค์กรสามารถดูได้จากการจัดการของผู้บริหารว่ามีส่วนประกอบที่สำคัญดังต่อไปนี้หรือไม่

• ผู้บริหารมีการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ ค่านิยม ทิศทาง และความคาดหวังที่ชัดเจน
• ผู้บริหารมีวิธีการสื่อสารที่ดี ในการถ่ายทอดนโยบาย กฎเกณฑ์ วิสัยทัศน์ ขั้นตอนปฏิบัติงานกับพนักงานในทุกระดับ
• ผู้บริหารมีวิธีในการกระตุ้น โน้มน้าว และผลักดันพนักงานให้ทำงานบรรลุตามภารกิจทีได้รับมอบหมาย
• มีบทลงโทษต่อพนักงานอย่างยุติธรรมในกรณีที่มีการปฏิบัติหน้าที่และตัดสินใจทุจริต
• มีหน่วยชี้วัดสำหรับผู้บริหารที่เหมาะสม มีการเปรียบเทียบการทำงานของผู้บริหารกับหน่วยงานราชการอื่น
• มีการกระจายอำนาจให้พนักงานในระดับต่างๆ สามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม
• ผู้บริหารมีการวิเคราะห์ ทบทวนข้อมูลผลการดำเนินการจากทุกด้านรวมถึงความรับผิดชอบต่อสาธารณะ
• ผู้บริหารมีความสามารถในการแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
• ผู้บริหารมีส่วนร่วมในการปฏิบัติภารกิจต่างๆ
• ผู้บริหารเปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการกำหนดทิศทางขององค์กรอย่างเหมาะสม

มิติที่ 2 – การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์และกลยุทธ์

มิตินี้ถือเป็นหัวใจในการกำหนดทิศทางขององค์กร ซึ่งในเบื้องต้นต้องมีการกำหนดความท้าทายต่างๆ ที่สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 กลุ่ม คือความท้าทายภายในองค์กร(internall challenges) ความท้าทายภายนอกองค์กร(external challenges) ความท้าท้ายด้านอื่นๆ(other challenges) และสิ่งที่ต้องทำหลังจากรู้ถึงปัญหาความท้าทายและอุปสรรคแล้วก็คือการตอบคำถามในการวางแผน อาทิ เช่น ทำอย่างไรกระทรวงพลังงานจึงจะสามารถเอาชนะสภาพแวดล้อมที่เป็นอุปสรรคต่อการมุ่งไปสู่จุดหมาย เพื่อเป็นการตอบสนองวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ (strategic objectives) ทำอย่างไรคนในกระทรวงพลังงานจึงจะทำงานไปในทิศทางเดียวกันตามกลยุทธ์ที่วางไว้ (Alignment) ทำอย่างไรในการวัดหรือติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการตามกลยุทธ์ องค์ประกอบที่สำคัญสำหรับมิตินี้คือ

• มีการวางแผนที่เหมาะสมกับขนาดและลักษณะทางธุรกิจขององค์กร
• มีการกำหนดเป้าหมายและมองเห็นถึงอุปสรรคต่างๆ อย่างเป็นระบบ
• มีแผนที่มีความยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนต่อการเปลี่ยนแปลงได้เท่าทันสถานการณ์
• มีการเชื่อมโยงเป้าหมาย ค่าชี้วัด เข้ากัยวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร
• มีข้อมูลและระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจนในด้านต่างๆ อาทิ เช่น ด้านการเงิน การตลาด บุคลากร ความเสี่ยงทางด้านสังคมและสิ่งแวดล้อม รวมทั้งแนวโน้มเศรษฐกิจพลังงาน(Energy Economics)
• มีส่วนร่วมในการกำหนด คัดเลือกกลยุทธ์ รวมทั้งวางแผนปฏิบัติการ
• มีระบบการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ
• มีแผนที่ครอบคลุมในทุกๆด้าน อาทิเช่น ด้านการเงิน การตลาด บุคลากร รวมทั้งทางด้านสังคมและสิ่งแวดล้อม
• มีทั้งแผนระยะสั้นและระยะยาวเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้
• มีการใช้ข้อมูลจริงในสภาวะแวดล้อมจริงในการกำหนดเป้าหมายขององค์กร

มิติที่ 3 – การให้ความสำคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

มิตินี้เน้นให้เห็นถึงความสำคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งในส่วนของกระทรวงพลังงาน ผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจเป็นได้ตั้งแต่ประชาชน ผู้ประกอบการที่ใช้พลังงานไม่ว่าจะเป็นน้ำมันหรือไฟฟ้า ผู้ผลิตพลังงาน และส่วนราชการอื่นๆ ที่ได้รับผลกระทบต่อนโยบายด้านพลังงาน การจัดการที่ดีในมิตินี้จะนำไปสู่การกล่าวถึงภาพลักษณ์ขององค์กรในทางที่ดี องค์ประกอบที่สำคัญคือ

• มีการวัด สำรวจ เก็บข้อมูลความต้องการ ความพึงพอใจของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพร้อมรับฟังความคิดเห็นเพื่อใช้ในการออกแบบและปรับปรุงการให้บริการ
• มีฐานขนาดตัวอย่าง (Sample Size) ที่เพียงพอในการใช้เป็นตัวแทนของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในเชิงสถิติ
• การให้บริการมีการคำนึงถึงผลประโยชน์รวมทั้งความสะดวกสบายของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• การให้บริการมีวิธีและช่องทางในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ให้สอดคล้องกับสภาวะเศรษฐกิจ
• มีข้อมูลพื้นฐานของผู้รับบริการและมีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น อายุ เพศ วัย รายได้ สถานภาพ (สมรสหรือโสด) เพื่อการกำหนดขอบเขตคาดการณ์ความต้องการของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในอนาคต
• มีการติดต่อกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อสร้างความสัมพันธ์พร้อมทั้งมีการปรับปรุงวิธีการสร้างความสัมพันธ์ที่เหมาะสมสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ ในการให้บริการมีกระบวนการในการตอบสนองความต้องการของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างต่อเนื่องเพื่อสร้างความพึงพอใจ เช่นเปิดโอกาสให้ร้องเรียนกับส่วนราชการ
• มีการให้ประโยชน์แก่ผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในสภาวะที่เหมาะสมเพื่อการสร้างความประทับใจอย่างต่อเนื่อง
• มีการสำรวจระบบใหม่ๆทีมีศักยภาพเพื่อหาโอกาสในการพัฒนาการปฏิบัติภารกิจ
• มีการติดตามผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่พึงพอใจ เพื่อรับรู้ถึงเหตุผล

มิติที่ 4 – การวัด การวิเคราะห์ และการจัดการความรู้

ส่วนของราชการในปัจจุบันได้ดำเนินการจัดเก็บข้อมูล จัดองค์ความรู้ วัด และวิเคราะห์ โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ องค์ประกอบที่สำคัญสำหรับมิตินี้คือ

• มีการเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่องเพื่อใช้ในการวิเคราะห์แก้ไขปัญหาและสร้างโอกาส
• มีการระบุค่าชี้วัดที่ชัดเจนทั้งระดับผู้ปฏิบัติงานถึงระดับองค์กร
• มีการเชื่อมโยงค่าชี้วัดให้เข้ากับการปรับปรุงกระบวนการต่างๆ
• มีค่าชี้วัดหลายๆรูปแบบในการประเมินความสำเร็จขององค์กรทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
• มีขั้นตอนในการกำหนดมาตรฐานเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ สำหรับค่าชี้วัดต่างๆ
• มีการบันทึกความสัมพันธ์ระหว่างค่าชี้วัดต่างๆในทุกด้านของธุรกิจ
• มีเจ้าหน้าที่ระดับต่างๆ ที่สามารถใช้ข้อมูลในการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• มีการใช้อุปกรณ์อัตโนมัติหรือเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อสร้างความสะดวก ความน่าเชื่อถือในการเก็บข้อมูลและการวิเคราะห์
• มีการมาตรฐานการบันทึก จัดเก็บข้อมูล ความรู้จากแหล่งต่างๆ พร้อมมีการจัดแบ่งหมวดหมู่ของข้อมูลที่ละเอียดและสามารถนำมาใช้งานได้ง่าย
• มีมาตรฐานในการใช้ข้อมูลรูปแบบต่างๆ ในการวิเคราะห์และสื่อสาร

มิติที่ 5 – การมุ่งเน้นทรัพยากรบุคคล

การมุ่งเน้นทรัพยากรบุคคลด้วยการตอบสนองความพึงพอใจของพนักงานในด้านต่างๆควบคู่ไปกับการพัฒนาความรู้ความสามารถ และการเพิ่มศักยภาพ ซึ่งมีองค์ประกอบสำคัญคือ

• มีการให้โอกาสพนักงานมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดอย่างสร้างสรรค์ และการนำความคิดไปปฏิบัติเพื่อปรับปรุงองค์กร
• มีการสำรวจความคิดเห็น ความพึงพอใจ และความต้องการของพนักงานด้านต่างๆ
• มีงบประมาณที่เหมาะสมในการจัดสัมมนาหรือส่งพนักงานเข้ารับการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มทักษะ ความรู้ ความสามารถ
• มีการทดสอบความรู้ ความสามารถของพนักงานหลังการเข้ารับการฝึกอบรมในการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ
• มีมาตรการสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงานอย่างมีระบบและเหมาะสมในทุกๆมิติ เช่น ผลตอบแทน ความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน
• มีการเปรียบเทียบสมรรถนะและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานกับหน่วยงานอื่นๆ
• มีการกำหนดคุณลักษณะและทักษะที่จำเป็นของบุคลากรในแต่ละตำแหน่ง
• มีการสร้าง career path ให้กับพนักงาน พร้อมทั้งมีระบบในการพัฒนา เช่น การเตรียมบุคลากรสำหรับตำแหน่งผู้บริหารหรือตำแหน่งที่มีความสำคัญต่อภารกิจหลักของส่วนราชการ
• มีการส่งเสริมด้านสุขภาพ อนามัย ความปลอดภัย การป้องกันภัย การปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงาน ให้เหมาะสมกับการปฏิบัติงาน
• มีการมอบหมายงานที่ท้าทายและเหมาะสมเพื่อให้เกิดความรับผิดชอบต่อองค์กร

มิติที่ 6 – การจัดการกระบวนการ

มิตินี้ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนงานภายในองค์กร และกระบวนงานที่มีผลต่อประชาชน เช่นการกำหนดนโยบายต่างๆ โดยมีองค์ประกอบคือ

• มีกระบวนงานที่สนับสนุนพนักงานในการทำงานเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมาย
• มีความเชื่อมโยงระหว่างกระบวนงานที่สร้างคุณค่าและตัวชี้วัดที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กร
• มีคำอธิบายและความชัดเจนในการเลือกกระบวนงานที่สร้างคุณค่า (Value Creation Process) เช่น กระบวนการที่สร้างผลกำไรให้แก่องค์กรหรือกระบวนการที่สร้างความเชื่อมั่นต่อประชาชน
• มีการใช้เทคโนโลยีและวิธีที่เหมาะสมในการเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิตเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หลักของกระบวนงาน
• มีการปรับปรุงกระบวนงานหลักและกระบวนการสนับสนุนอย่างสม่ำเสมอโดยใช้ข้อมูลป้อนกลับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ
• มีวิธีการจัดการกระบวนงานให้มีประสิทธิภาพเพื่อลดขั้นตอนในการทำงาน
• มีการตรวจสอบกระบวนงานที่มีความเสี่ยงสูง เช่น งานด้านการเงิน พร้อมหาทางป้องกัน
• มีระบบในการควบคุมกระบวนงานเพื่อให้ได้มาตรฐาน
• มีการอธิบายและอบรมพนักงานรวมทั้งลูกค้าถึงวัตถุประสงค์ในการจัดกระบวนงานทำงานขององค์กรเพื่อให้เกิดความสอดคล้องและความเข้าใจเดียวกัน
• มีกระบวนงานที่ครอบคลุม มีทั้งความชัดเจนและความยืดหยุ่นในเวลาที่จำเป็นต้องการมีการเปลี่ยนแปลง

มิติที่ 7 – ผลลัพธ์การดำเนินการ

สำหรับส่วนราชการต้องมีวิธีในการแสดงข้อมูลและผลลัพธ์ให้แก่สาธารณชนอย่างโปร่งใส มีองค์ประกอบคือ

• มีการเปรียบเทียบผลการปฏิบัติราชการกับหน่วยงานอื่นอาจจะทั้งในและนอกประเทศ
• มีผลลัพธ์ที่มีการเชื่อมโยงค่าชี้วัดด้านการบริหารกับด้านอื่นๆ อาทิเช่น ความพึงพอใจของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• มีมาตรการในการลดต้นุทนการปฏิบัติงาน
• มีมาตรการเพิ่มความพึงพอใจให้กับผู้รับการบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• มีมาตรการเพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงาน
• มีมาตรการเพิ่มความพึงพอใจให้กับผู้กำกับดูแล
• มีมาตรการในการลดความซับซ้อนของกระบวนงาน
• มีการปรับปรุงคุณภาพการให้บริการ
• มีมาตรการในการขยายผลสิ่งที่เป็นประโยชน์สำหรับประเทศ
• มีการจำแนกผลลัพธ์ในการปฏิบัติราชการที่ดีขึ้นอันเนื่องมาจากมิติต่างๆ โดยมีการแยกผลในแต่ละมิติ
• มีการคำนึงถึงผลลัพธ์ทางสังคม โดยมีประชาชนเป็นผู้ให้ความคิดเห็น

ทั้งหมดนี้เป็นปัจจัยพื้นฐานที่ส่งผลให้กระทรวงพลังงานสามารถปฏิบัติราชการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีความพร้อมเพื่อรองรับต่อทุกสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้ และสามารถหาทางแก้ไขได้อย่างเหมาะสมและเป็นระบบ ซึ่งกระทรวงพลังงานได้ตั้งเป้าไว้อย่างชัดเจนในการที่จะผลักดันองค์กรให้กลายเป็น HPO การเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นมีความสำคัญต่อระบบราชการในอนาคต เพราะจะเป็นการวางรากฐานสำหรับหน่วยงานต่างๆ ในการปฏิบัติภารกิจให้มีประสิทธิภาพและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น เป็นช่วงที่สำคัญสำหรับการก้าวต่อไปในอนาคต

การที่จะให้กระทรวงของเราเป็น HPO ได้ ต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกคนในองค์กรไม่ใช่เพียงคนกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งที่ทำหน้าที่ในด้านนี้โดยตรงเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารที่ต้องมีการจัดการบริหารองค์กรที่ดี มีวิสัยทัศน์ มีความสามารถในการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ส่วนบุคลากรในองค์กรเองต้องให้ความสำคัญกับผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งหมายรวมถึงประชาชน ผู้ประกอบการที่ใช้พลังงาน และส่วนราชการอื่น ๆ ที่ได้รับผลกระทบต่อนโยบายด้านพลังงาน เป็นต้น ดังนั้น การก้าวไปสู่องค์กรสมรรถนะสูง จะประสบความสำเร็จไปไม่ได้ถ้าไม่ได้รับความร่วมมือจากทุกคนในองค์กร